30% van je SaaS-budget verdwijnt in ongebruikte licenties en vergeten abonnementen. Voor een MKB met 50 werknemers is dat €50.000 per jaar aan verspilde kosten.

De oplossing is geen drastische bezuinigingen, het is strategisch SaaS-beheer. Hier verbergen de grootste besparingen zich.

Waarom SaaS-kosten uit de hand lopen

Een team probeert een nieuwe tool. Een gratis proefperiode converteert automatisch. Iemand creëert een account voor een project. Zonder centrale controle stapelen deze abonnementen zich op.

Voor je het weet, betaal je voor:

• Dubbele tools die hetzelfde werk doen

• Licenties voor werknemers die maanden geleden zijn vertrokken

• Enterprise-plannen terwijl basisplannen prima zouden werken

• Automatische verlengingen waar je vergeten was

Echt voorbeeld: Een marketingteam van 15 personen had 8 Canva Pro-licenties (€120/jaar per stuk) maar gebruikte er slechts 3. De andere 5 waren gemaakt voor freelancers die al lang weg waren. Opschoning bespaarde jaarlijks €600.

Ze hadden ook zowel Mailchimp als HubSpot Marketing terwijl één e-mailtool voldoende zou zijn. Consolidatie bespaarde nog eens €1.200.

Klinkt bekend? Lees meer over het herkennen van de tekenen van SaaS-chaos in uw organisatie.

Waar de echte besparingen zich verstoppen

De meeste teams denken eerst aan het verminderen van tools. Maar de grootste impact komt van drie strategische stappen:

1. Heronderhandel contracten

Begin 3-6 maanden voor verlenging met onderhandelen. Leveranciers willen je behouden en bieden vaak:

• Volume kortingen voor meerjarencontracten (10-25% is realistisch)

• Kortere opzegtermijnen

• Extra functies zonder kosten

2. Optimaliseer licentieniveaus

Niet iedereen heeft dezelfde toegang nodig:

• Power users krijgen Pro-licenties

• Occasionel gebruikers krijgen Basis

• Alleen-lezen voor degenen die alleen zichtbaarheid nodig hebben

3. Volg verlengingsdata

Beoordeel contracten 2-3 maanden voordat ze verlengd worden. Dit voorkomt dat je vast komt te zitten in contracten die je niet meer nodig hebt.

De financiële impact

Uw 5-stappenplan

Stap 1: Creëer zichtbaarheid Lijst alle actieve tools, gebruikers, licentietypen en verlengingsdata op. Zonder te weten wat je hebt, is optimalisatie onmogelijk.

Stap 2: Analyseer daadwerkelijk gebruik Bekijk de afgelopen 90 dagen. Welke tools worden daadwerkelijk gebruikt? Tools die door minder dan 20% van je team worden gebruikt verdienen aandacht.

Stap 3: Stel verlengingsmeldingen in Plan beoordelingen 90 dagen voor elke verlenging. Dit geeft je tijd om te evalueren en te onderhandelen.

Stap 4: Consolidatie van duplicaten Meerdere tools voor hetzelfde werk? Kies de beste en migreer naar één platform.

Stap 5: kwartaalbeoordelingen Maak SaaS-optimalisatie doorlopend, niet eenmalig. Kwartaalbeoordelingen vangen nieuwe toevoegingen en markeren aanstaande verlengingen.

Veelgestelde Vragen

Hoeveel kunnen MKB's realistisch besparen op SaaS-kosten?

Organisaties die hun SaaS-uitgaven actief beheren, besparen doorgaans 20-35% van hun softwarebudget. Voor een bedrijf met 50 werknemers dat jaarlijks €35.000 uitgeeft, betekent dit €7.000-€12.000 aan besparingen. De sleutel is zichtbaarheid krijgen en verspilling zoals ongebruikte licenties en dubbele tools elimineren.

Wanneer moet ik beginnen met heronderhandelen van SaaS-contracten?

Begin 3-6 maanden voor verlenging. Dit tijdsbestek geeft je de mogelijkheid om alternatieven te vergelijken en betere voorwaarden te bedingen. Leveranciers bieden vaak 10-25% kortingen voor meerjarige verbintenissen of extra functies zonder extra kosten.

Wat is de grootste bron van SaaS-verspilling?

Ongebruikte licenties vormen ongeveer 30% van de totale SaaS-uitgaven. Dit omvat licenties voor vertrokken werknemers, dubbele accounts van tijdelijke projecten en abonnementen die omgezet zijn van gratis proefversies maar nooit worden gebruikt.

Hoe vaak moeten we onze SaaS-stack beoordelen?

Kwartaalbeoordelingen zijn ideaal. Ze vangen nieuwe toevoegingen, identificeren veranderende behoeften en markeren aanstaande verlengingen. Voer ook audits uit wanneer de teamgrootte aanzienlijk verandert of tijdens budgetplanningscycli.

Kunnen we kosten verlagen zonder ons team te verstoren?

Ja. De meeste besparingen komen van het elimineren van verspilling, niet van het snijden in tools die je team gebruikt. Richt je op het verwijderen van ongebruikte licenties, consolidatie van duplicaten en optimalisatie van niveaus. Overweeg alleen om actieve tools te verwijderen nadat je hebt gecontroleerd of de bestaande software hetzelfde werk kan doen.

De essentie

SaaS-optimalisatie gaat niet om ontzegging—het gaat om discipline. Bedrijven die dit beheersen, maken 20-35% van hun softwarebudget vrij. Dat is strategisch kapitaal dat je kunt herbestemmen naar tools die echte waarde bieden.

De eerste stap is altijd zichtbaarheid. Zodra je weet waarvoor je betaalt, kun je geïnformeerde beslissingen nemen.

Ben je benieuwd naar de bredere trend? Lees over hoe SaaS-uitgaven wereldwijd groeien en wat dat betekent voor Nederlandse MKB's.